Как эффективно работать на удаленке: лучшие советы и правила

Как оформить распорядок дня, когда работаешь на удаленке? За последние годы эта тема стала животрепещущей, а использование слова «продуктивность» повысилось в десятки раз. О продуктивностью удаленной работы существует много шуток и мемов — тема актуальна для многих.

В этой статье мы расскажем, как организовать работу на удаленке реалистично и бережно для себя, и сохранить баланс между работой и личной жизнью.

Базовое правило для успеха любой задачи — дисциплина. Порадуем вас — у всех нас есть определенные навыки дисциплины, которые нарабатывались годами. Мы ходили в детский сад, школу, университет, на работу вне дома, где жили по расписанию. Эти привычки формировались годами, и нам будет легче построить работу дома, опираясь на них.

В офлайне режим поддерживается внешними обстоятельствами, вроде штатного расписания, необходимости поддержания аккуратного рабочего стола, внешнего вида, быстрых обедов с коллегами. На удаленке этого нет, и все должно держаться на нашей дисциплине. Начиная работать удаленно, нам нужно не пытаться сразу становиться невероятно эффективными, а устоять на ногах в этой новой реальности. Для начала попробуйте поддержать или восстановить базовые привычки, с которыми вы жили годами.

Режим дня обязателен как для детей, так и для взрослых. Расписание — это благоприятная для мозга и организма рутина, которая дает ощущение безопасности и снижает уровень стресса.

<h3>Зафиксируйте рабочие часы</h3>

Выберите время, когда вы будете работать каждый день, и придерживайтесь этого расписания. На удаленке легко поддаться соблазну плавающего графика и подумать: «Сегодня посплю и начну в 11, ну и ладно, что придется закончить позже». Подобные качели создают стресс для организма, а рутина успокаивает нервную систему и дает чувство предсказуемости и безопасности.

Например, если у вас полная занятость, начинайте работу в 9 утра и строго заканчивайте в 5 вечера. Если частичная, попробуйте работать с 10 до 14 или с 12 до 16. Важно подобрать подходящий именно вам график и строго его придерживаться. Установление четких рабочих часов помогает организовать рабочий процесс и уменьшить отвлечения.

Не забывайте планировать перерывы. Работа без перерывов ведет к выгоранию и снижению продуктивности. Попробуйте технику «Помидоро»: работайте 25 минут, затем делайте 5-минутный перерыв. Каждые четыре цикла делайте более длинный перерыв на 15-30 минут, например, на обед. Помните переменки в школе? Так вот, такая техника актуальна не только для детей.

Одно из приложений с техникой «Помидоро» — Forest. В нем вы настраиваете подходящие вам отрезки для работы и отдыха, и с каждым таймером сажаете дерево. Важно: во время работы таймера нельзя пользоваться телефоном, иначе дерево умрет. 

Приложение для концентрации и планирования времени работы и отдыха Forest

Это лишь пример временных циклов. Продолжительность концентрации у людей отличается, а способность сосредоточиться варьируется изо дня в день. Настраивайте временные отрезки под себя. Например, попробуйте следующие интервалы или подберите свои:

Важно:

После периода продуктивности мозгу требуется отдых. Закладывайте 15-20 минут на восстановление. Пара таких всплесков активности, и потом — полноценный перерыв для расслабления.

Планирование задач — ключевой аспект продуктивной работы на удаленке. Возможно, на офисной работе список задач или расписание дня вам составлял начальник, а теперь придется пробовать делать это самому. Не пугайтесь, этому вполне можно научиться.

Записывайте все задачи, которые нужно выполнить в течение дня. Список помогает не забыть важные дела и структурировать рабочий процесс. Можно начинать день с составления списка задач, чтобы ясно понимать, что нужно сделать. Также удобно составлять предварительный список дел на будущий день.

Пример списка задач

Интересно:

Всем нам знакомо чувство удовлетворения от проделанной работы. Его вызывает один из «‎гормонов счастья» дофамин. Считается, что даже вычеркивание выполненных дел из списка задач повышает его уровень. В свою очередь дофамин положительно влияет на память, мотивацию и когнитивные способности. Так составление списка задач и вычеркивание выполненных дел поможет вам становиться еще эффективнее.

Пример неудачного списка задач. Зато выполнение 100%!

Планирование помогает не только организовать рабочий процесс, но и избежать забывания важных дел. Используйте ежедневники, мобильные приложения или календари для записи задач и встреч. Это поможет вам лучше управлять своим временем и соблюдать установленный режим дня. 

Примеры приложений:

Правильная расстановка приоритетов помогает эффективно организовать рабочий процесс и выполнять самые важные задачи в первую очередь. Самое важное правило:

Не планируйте более 2 важных и срочных дел в день.

На удаленке много задач возникают буквально из ниоткуда, и важно уметь выделить самое важное и сделать его, чтобы не потерять время и ресурсы. Это подтверждает и следующее правило.

Принцип Парето, или правило 80/20, гласит, что 80% результатов достигаются благодаря 20% усилий. Определите, какие задачи приносят наибольшую пользу, и сосредоточьтесь на них. Это поможет вам добиться максимальной эффективности с минимальными затратами времени.

Пример: Сосредоточьтесь на ключевых клиентах или проектах, которые приносят наибольшую прибыль

Матрица Эйзенхауэра делит задачи на четыре категории:

Нелегко использовать эту матрицу постоянно, но она может помочь вам выделять самые важные дела на день.

Какими бы гениями планирования мы ни были, всегда остается вероятность непредвиденных задач и форс-мажоров. Учитывайте время на них заранее — это поможет избежать стресса и перегрузок. Например, выделите в своем расписании один час в день для решения незапланированных задач.

Жизнь в определенном режиме и есть привычка, которую можно приобрести. Мы собрали советы, благодаря которым вам будет легче сформировать привычки. Но помните: добавлять новые полезные привычки стоит тогда, когда вы уже чувствуете себя устойчиво.

Привычка формируется постепенно. Начните с небольших изменений и увеличивайте нагрузку. Например, начните работать в одно и то же время несколько дней в неделю, а затем увеличивайте до полной недели.

Каждая привычка начинается с триггера — события или действия, которое запускает поведение. Например, проверка почты знаменует начало рабочего дня.

Регулярное повторение помогает закрепить привычку. Повторяйте действия каждый день в одно и то же время.

Поощряйте себя за выполнение действий. Маленькая награда, например чашка кофе после выполнения задачи, поможет поддерживать мотивацию. Обязательно планируйте досуг на выходные и учитывайте время для хобби в течение недели, чтобы жизнь не состояла из одной работы.

Отслеживайте свои привычки и прогресс. Используйте приложения, такие как Habitica, Loop или Strides.

Так выглядит трекер привычек в приложении Loop

Создайте ритуалы, которые помогут разделять рабочее и личное время. Например, начните день с чашки кофе и составления плана на день. Если раньше вы работали в офисе, можно повторять то, что вы делали раньше перед работой: например, нанесите макияж и переоденьтесь. В конце рабочего дня уберите рабочее место и составьте список задач на завтра. Это поможет настроиться на работу и правильно завершить день.

Удаленная работа дает определенную гибкость и свободу, которые можно научиться использовать во благо. 

У каждого человека свои биоритмы, и только вы сами можете знать их лучше всех. Не заставляйте себя начинать работу в 9 утра, если еле открываете глаза в 8:59. Устройте эксперимент: попробуйте пожить несколько дней в режиме «жаворонка», после сдвигайте время начала работы на полчаса каждые несколько дней. Вы сами почувствуете, когда наиболее эффективны, и в каком режиме вам будет комфортно. 

Экспериментировать с гибкостью рабочих часов лучше, когда вы уже будете чувствовать себя комфортно и уверенно, работая дома. 

Интересно:

Считается, что человек наиболее эффективен в начале дня, с 10:00 до 14:00, и это время лучше отдавать срочным и важным задачам. В этом есть и практический смысл — если начать решать срочные задачи раньше, вероятность выполнить их выше, а еще все ваши коллеги будут на связи в это время.

Если возможно, делегируйте задачи коллегам. Это поможет разгрузить ваш рабочий график и сосредоточиться на более важных делах. Делегирование задач улучшает командную работу и повышает общую продуктивность.

Не расстраивайтесь, если у вас не получится молниеносно стать эффективным. Это долгая дорога, и вам лишь предстоит нащупать подходящий темп для этого путешествия. Работайте над дисциплиной и восстанавливайте свой режим, записывайте и планируйте дела по их приоритету. Внедряйте по одной новой привычке и не бойтесь отбрасывать их, если чувствуете от них больше раздражения, чем пользы. У каждого из нас свой рецепт успеха и продуктивности. Будьте реалистичны и бережны к себе.

Мы верим — у вас все получится! А сейчас самое время сделать перерыв на отдых.

Вам также будут интересны наши статьи: